การทำงานของระบบ POS ประกอบด้วยส่วนหลักอยู่ 3 ส่วน
สร้างข้อมูลสินค้า
ซื้อสินค้า/ปรับปรุงสินค้าเข้า
การขายสินค้าออก (POS)
ในส่วนของหัวข้อ 3 การขายสินค้าออกหรือในที่นี้จะเรียกย่อๆว่า POS โดยการทำงานของ POS จะมีส่วนงานหลักอยู่ 3 ส่วน
การขายของและออกใบเสร็จให้ลูกค้า
เมื่อเปลี่ยนกะหรือสิ้นสุดการทำงานจะต้องสรุปยอดและนำส่งตัวเงินให้ผู้ดูแล
ผู้ดูแลตรวจเช็คจำนวนบิล จำนวนตัวเงิน เมื่อถูกต้องก็สามารถให้ระบบทำการตัดสต็อกสินค้า
โปรแกรม QPos ได้ออกแบบหน้าจอเอาไว้ 2 แบบ
แบบ HardPos จะเหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการมากๆ หน้าตาการทำงานจะเหมือนร้านสะดวกซื้อทั่วไป ดูหน้าตัวอย่าง
แบบ Softpos จะเหมาะสำหรับกิจการที่มีข้อมูลไม่มากรายการเช่น ร้านอาหาร ร้านกาแฟเป็นต้น ดูหน้าตัวอย่าง
Q ทำไมไม่ตัดสต็อกสินค้าตอนออกบิลสินค้าเลย ?
A เนื่องจาการทำงานระบบ POS จะเน้นความรวดเร็ว ดังนั้นในทุกๆระบบ POS จะเน้นการทำงานเก็บเงินก่อนแล้วค่อยมาตัดสต็อกที่หลัง หากตัดสต็อกสินค้าตอนนั้นๆอาจจะเกิดปัญหาและสร้างความไม่สะดวกให้แก่ลูกค้าในกรณีที่สินค้านั้นไม่สามารถตัดสต็อกได้เพราะสต็อกสินค้าเป็น 0 หรือมีปัญหาทางด้านอื่นๆ